„Uniwersytet jest jednością. W realizowaniu strategii rozwoju uczelni konieczna jest synergia między światem akademickim a administracją”. O współpracy pomiędzy różnymi pionami uczelni, strategicznym zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz o szansach i wyzwaniach (w tym finansowych) na nadchodzący rok akademicki rozmawiali kanclerze i kwestorzy podczas Spotkania Kanclerzy i Kwestorów, które odbyło się na Uniwersytecie Gdańskim w dniach 18-19 września 2025 r. Spotkanie wpisało się w obchody 55-lecia UG.

- Współpraca, wymiana doświadczeń i dzielenie się dobrymi praktykami są niezwykle istotne na każdym szczeblu funkcjonowania uniwersytetu - powiedziała Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego dr hab. inż. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek, prof. UG. - Cieszymy się, że w roku jubileuszu 55-lecia UG to właśnie nasza uczelnia została gospodarzem Spotkania Kanclerzy i Kwestorów. Była to okazja do szeroko zakrojonej dyskusji na temat rozwoju administracji polskich szkół wyższych. Rozmawialiśmy o wyzwaniach, które stoją przed nami: o potrzebie stabilnego finansowania, o nowoczesnych systemach zarządczych, o synergii między nauką a administracją oraz o znaczeniu dokumentacji i pamięci instytucji. Każdy z tych tematów pokazał, jak złożony i odpowiedzialny jest świat, w którym pracujemy - i jak ważna jest nasza współpraca.

Pierwszego dnia obrady toczyły się w Stacji Morskiej im. Prof. Krzysztofa Skóry w Helu. Gości powitała Kierowniczka Stacji dr Iwona Pawliczka vel. Pawlik, która opowiedziała o funkcjonowaniu tej niezwykłej jednostki terenowej UG. Prorektor ds. Rozwoju i Finansów UG dr hab. Paweł Antonowicz, prof. UG, przybliżył zebranym wyniki przeprowadzonej analizy ekonomicznej i finansowej uniwersytetów KRUP za lata 2020-2024, która była uprzednio również przedmiotem obrad i dyskusji zarówno podczas czerwcowego posiedzenia Uniwersyteckiej Komisji Finansowej, jak również lipcowego posiedzenia KRUP. Następnie głos zabrał Jarosław Oliwa, Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, który zaprezentował budżet na naukę i szkolnictwo wyższe na rok 2026.

- Jako instytucje publiczne, uniwersytety podlegają ścisłym procedurom wydatkowania środków finansowych - powiedziała Kwestor UG mgr Marzena Wojtaszko. - Należy mieć na względzie, że zarówno działania o charakterze dydaktycznym, jak i naukowym nierozerwalnie łączą się z aspektem finansowym. Bez należytych funduszy nie może funkcjonować ani nauka, ani kształcenie. Z punktu widzenia zaufania publicznego istotne jest, aby finanse uczelni były transparentne, a środki wykorzystywane w sposób optymalny. Wymiana doświadczeń i najlepszych praktyk w tym zakresie pomiędzy uczelniami jest niezwykle cenna, ponieważ wszyscy stawiamy czoła podobnym wyzwaniom.

19 września kanclerze i kwestorzy obradowali w gościnnych wnętrzach Biblioteki Głównej UG, gdzie powitali ich Kanclerz UG prof. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek oraz Dyrektor BUG dr hab. Arnold Kłonczyński, prof. UG. W ramach drugiego dnia obrad prof. Paweł Antonowicz przybliżył zebranym zagadnienia związane z funkcjonowaniem w Uniwersytecie Gdańskim Informatycznych Systemów Zarządczych, w tym narzędzi związanych z wdrażaniem Strategii Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego.

- Zarządzanie strategiczne rozwojem Uniwersytetu Gdańskiego oparliśmy po raz kolejny (2020-2025 i dziś: 2025-2030) na metodzie Zrównoważonej Karty Wyników (ang. Balanced Scorecard, BSC) R. Kaplana i D. Nortona. Kluczowe dla tego procesu jest informatyczne wsparcie prototypowo opracowanym przez nas narzędziem IT, dzięki któremu możemy nie tylko symultanicznie i partycypacyjnie kreować strategię, ale też - celem należytego sprawowania kontroli zarządczej - dokonywać corocznych i śródokresowych przeglądów pakietu strategicznego. W naszym ujęciu Strategia Rozwoju UG obejmuje cztery perspektywy*, które w toku warsztatów strategicznych zostały odpowiednio kaskadowane na cele strategiczne (20), operacyjne (100), a dalej: zadania strategiczne (ponad 300) - powiedział prof. Paweł Antonowicz. Następnie dodał: - Ważnym aspektem pracy nad realizacją Strategii jest nasz pionierski system informatyczny IT/STRATEGIA UG, stanowiący dynamiczne, stale uzupełniane repozytorium danych, który nie tylko umożliwia monitorowanie aktualnego poziomu wykonania opomiarowanych celów strategicznych, operacyjnych i zadań, ale także dzięki raportowaniu na bieżąco będziemy mogli w czasie rzeczywistym mieć wgląd w to, co jeszcze wymaga naszej uwagi. Istotne było dla nas również to, aby w tworzenie Strategii zaangażowani byli wszyscy, którzy będą odpowiedzialni za jej realizację - był to wspólny wysiłek wielu jednostek organizacyjnych, stanowiący świetny przykład synergii, współpracy i tego, że najcenniejszym zasobem uczelni są ludzie.

Na wagę kapitału ludzkiego w kontekście współpracy świata nauki i administracji zwrócił uwagę również dr hab. Tomasz Kawka, prof. UG z Zespołu ds. Rozwijania Strategii HR na UG: - Chcemy inspirować współpracę pomiędzy różnymi środowiskami, ponieważ uniwersytet jest jednością. W realizowaniu strategii rozwoju uczelni konieczna jest synergia między światem akademickim a administracją.

Dr Monika Płuciennik, Dyrektor Centrum Zarządzania Dokumentacją i Archiwum UG, opowiedziała o Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją (EZD): - Coraz częściej stoimy też przed wyzwaniem digitalizacji - przejścia od dokumentów papierowych do elektronicznych systemów archiwizacji. To proces wymagający dużej odpowiedzialności, ale także otwierający nowe możliwości: łatwiejszy dostęp do danych, szybszy obieg dokumentów, a także oszczędność czasu i kosztów.

Uczestnicy Spotkania Kanclerzy i Kwestorów mieli również okazję zwiedzić Bibliotekę Główną oraz budynek Wydziału Biologii, w którym obejrzeli m.in. szkielet finwala i Muzeum Inkluzji w Bursztynie.

*Najwyższy poziom kształcenia uniwersyteckiego; Najwyższa jakość w badaniach naukowych i kreowaniu innowacji; Otwartość, społeczna odpowiedzialność i umiędzynarodowienie; Najwyższy poziom efektywności w zarządzaniu Uniwersytetem