Podlaski Urząd Wojewódzki (PUW) wraz z Naukową i Akademicką Siecią Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (NASK-PIB) na mocy Programu Zintegrowanego Informatyzacji Państwa, przyjętego uchwałą w roku 2016, opracowuje jednolity system klasy EZD. Obie jednostki będą odpowiedzialne za budowę, rozwój i utrzymanie systemu w ramach projektu „EZD RP – elektroniczne zarządzanie
dokumentacją w administracji publicznej”. Ostateczny twór będzie własnością Skarbu Państwa i ma stanowić bezpłatne rozwiązanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych, tworząc tym samym standard postępowania w formie elektronicznej w urzędach w całej Polsce.
System EZD RP będzie posiadał te same podstawowe funkcję co system EZD PUW, które rozdzielono na poszczególne moduły:
- Moduł obsługi korespondencji (w tym funkcjonalności archiwum zakładowego)
- Moduł zastępstw
- Moduł rejestrów i statystyk
- Moduł administratora
- Moduł zarządzania aktami
- Moduł zarządzania informacją
- Moduł procesowości
EZD RP ma być zintegrowane z innymi usługami realizowanymi przez administrację państwową, poprzez wykorzystanie interfejsów API. Będzie to dotyczyć m.in. ePUAP, Profilu Zaufanego, eDoręczeń, Platformy zamówień publicznych itd. System będzie wykorzystywał algorytmy sztucznej inteligencji – np. wyszukiwanie danych wrażliwych.
Aplikacja będzie działała w środowisku usług chmurowych SaaS (Software as a Service). Ma to na celu ułatwić proces wdrażania systemu jak i późniejszego jego utrzymania i administrowania. Zarówno jednostki komercyjne jak i publiczne będą mogły być dostawcami usługi chmurowej SaaS, w ramach np. Lokalnych Centrów Kompetencyjnych. Centra te będą pełniły dotychczasową funkcję wspierającą i wdrożeniową przy ewentualnej asyście Operatora EZD RP – jednostki rządowej odpowiedzialnej za podmioty rządowe oraz za dalszy rozwój systemu.
Jako Centrum Kompetencyjne działające przy Uniwersytecie Gdańskim otrzymaliśmy dostęp do prototypu nowej wersji systemu. Dzięki czemu mamy możliwość testowania aplikacji i uczestniczenia w szkoleniach z zakresu administracji systemem. Na początku 2022 roku uruchomiono wersje produkcyjne na 16 jednostkach pilotażowych. Planowane jest rozpoczęcie wdrożenie w jednostkach rządowych jeszcze w tym roku. Szkolenia Lokalnych Centrów Kompetencyjnych przewidziane są na drugą połowę 2022 r. W ciągu 2023 roku ma być dostępna wersja freeware EZD RP.
