Planowanie zamówień publicznych to jeden z istotniejszych elementów procesu udzielania zamówień publicznych. Ma on na celu z jednej strony zweryfikowanie i usystematyzowanie potrzeb zakupowych w UG, a z drugiej strony zwiększenie konkurencyjności i transparentności przyszłych postępowań.
To właśnie poprzez plan postępowań dostarczamy wykonawcom wiedzy na temat przyszłych zamówień realizowanych w Uniwersytecie Gdańskim, pozwalając wykonawcom na właściwą organizację procesu ubiegania się o zamówienia publiczne w niedalekiej przyszłości.
Plan postepowań w Uniwersytecie Gdańskim przygotowuje się na podstawie założeń rzeczowo-finansowych ujętych w tzw. Planie Zamówień Publicznych UG.
Założenia te zobowiązani są do przygotowania wszyscy kierownicy jednostek organizacyjnych, kierownicy projektów oraz inni pracownicy Uczelni dysponujący publicznymi środkami finansowymi, w nieprzekraczalnym terminie od 15 grudnia bieżącego roku do dnia 31 stycznia kolejnego roku (Zarządzenie nr 176/R/21).
W tym celu przygotowana została aplikacja „Plan zamówień”, która umożliwi sporządzenie planu zamówień. Aplikacja ta uruchamiana jest co roku 15 grudnia a wygaszana jest 31 stycznia roku kolejnego, na koniec dnia.
Zanim jednak przystąpisz do sporządzania planu pamiętaj o kilku istotnych rzeczach:
- Dokładnie przeanalizuj swoje potrzeby opierając się na posiadanych środkach.
- Zaplanuj rzeczy, które wiesz, że będą niezbędne dla funkcjonowania twojej jednostki, opierając się np. na wydatkach z roku poprzedniego (np. materiały biurowe, papier ksero, tonery, środki czystościowe, usługi itp.)
- W planie ujmij rzeczy, które wykazane zostały w zatwierdzonym budżecie projektowym na dany rok.
- Ustal prawidłowe źródło finansowania – wartość planu należy rozbić na jedno lub wiele źródeł finansowania.
- Dla ułatwienia skorzystaj z poniższej formatki, która zawiera wszystkie aktualne kategorie zakupu pojawiające się w planie.
- Jeżeli nie masz dostępu do aplikacji „Plan zamówień” lub masz problem z zaszeregowaniem kategorii zakupu, czy też sądzisz, że należałoby jakąś dodać skontaktuj się z osobami odpowiedzialnymi za opiekę merytoryczną nad planem, pod numerem telefonu 58 523-31-19.
Podsumowując, prawidłowe przygotowanie planu zamówień ma na celu efektywne zarządzanie procesem zakupowym w Uniwersytecie Gdańskim. Z jednej strony stanowi jasny i czytelny przekaz, jakie potrzeby rzeczowo-finansowe ma cały Uniwersytet, z drugiej strony stanowi podstawę do określenia właściwego trybu postępowania i przeprowadzenia procedury przetargowej.
W przypadku dodatkowych pytań prosimy dzwonić do Zespołu ds. Planowania i Sprawozdawczości CZP pod numer telefonu 58 523 31 19.
