The English translation is located at the bottom of the page.

---

Uchwała nr 6/25 Senatu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 23 stycznia 2025 roku w sprawie zasad rekrutacji do szkół doktorskich Uniwersytetu Gdańskiego w roku akademickim 2025/2026

Na podstawie art. 200 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571) ‒ uchwala się, co następuje:

 

tekst ujednolicony z dnia 12 czerwca 2025 r.

 

Rozdział 1. Przepisy ogólne

 

§ 1. Przedmiot uchwały

Uchwała określa zasady rekrutacji w roku akademickim 2025/2026 do:

1) Międzyuczelnianej Szkoły Doktorskiej Biotechnologii UG i GUMed;

2) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Biologii;

3) Szkoły Doktorskiej  przy Wydziale Chemii;

4) Szkoły Doktorskiej  przy Wydziale Ekonomicznym;

5) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Filologicznym;

6) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Historycznym;

7) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Matematyki, Fizyki i Informatyki;

8) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Nauk Społecznych;

9) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Oceanografii i Geografii;

10) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Prawa i Administracji;

11) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Zarządzania

– każdej zwanej dalej odrębnie „szkołą doktorską”.

 

§ 2. Słowniczek

Ilekroć w uchwale jest mowa o:

1) jednostce administracyjnej szkoły doktorskiej, należy przez to rozumieć jednostkę administracyjną danego wydziału, do której zadań należy obsługa szkoły doktorskiej;

2) kandydacie, należy przez to rozumieć kandydata do szkoły doktorskiej;

3) kierowniku, należy przez to rozumieć kierownika szkoły doktorskiej albo – w przypadku szkoły doktorskiej, o której mowa w § 1 pkt 1 – dyrektora szkoły doktorskiej;

4) komisji, należy przez to rozumieć komisję rekrutacyjną;

5) limicie przyjęć, należy przez to rozumieć limit przyjęć do szkoły doktorskiej w określonej dyscyplinie naukowej;

6) rekrutacji, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich;

7) rekrutacji dodatkowej, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich, o której mowa w § 20;

8) rekrutacji podstawowej, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich prowadzoną w terminach określonych w załączniku nr 2 do niniejszej uchwały;

9) rekrutacji uzupełniającej, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich, o której mowa w § 19;

9a) rekrutacji w ramach projektu, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich, o której mowa w § 20a;

10) Rektorze, należy przez to rozumieć Rektora Uniwersytetu Gdańskiego;

11) systemie IRK, należy przez to rozumieć system Internetowej Rekrutacji Kandydatów do szkół doktorskich;

12) Uniwersytecie, należy przez to rozumieć Uniwersytet Gdański;

13) Ustawie, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (ze zm.).

 

§ 3. Wymogi do podjęcia kształcenia w szkole doktorskiej

1. Do szkoły doktorskiej może być przyjęta:

1) osoba, która posiada tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny;

2) osoba, o której mowa w art. 186 ust. 2 Ustawy.

2. Jednocześnie można być doktorantem tylko w jednej szkole doktorskiej.

3. Osoba przyjęta do szkoły doktorskiej rozpoczyna kształcenie i nabywa prawa doktoranta z chwilą złożenia ślubowania.

4. Cudzoziemcy mogą podejmować kształcenie w szkole doktorskiej na zasadach określonych w art. 323 Ustawy

 

 

Rozdział 2. Rekrutacja podstawowa

 

§ 4. Szczegółowe zasady rekrutacji

1. Rekrutacja odbywa się w drodze konkursu i jest prowadzona za pośrednictwem systemu IRK.

2. Szczegółowe zasady rekrutacji, zwane dalej „Szczegółowymi zasadami”, określa załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

 

§ 5. Szczegółowe terminy rekrutacji

1. zastrzeżeniem ust. 1a i § 18 ust. 1–2, rekrutacja, z uwzględnieniem rekrutacji uzupełniającej, dodatkowej oraz w ramach projektu, może być prowadzona w terminie do dnia:

1) 15 października 2025 roku ‒ na semestr zimowy;

2) 28 lutego 2026 roku ‒ na semestr letni.

1a. Rekrutacja w ramach projektu może być prowadzona w terminach innych niż określone w ust. 1, w szczególności gdy jest to uzasadnione założeniami zewnętrznego projektu lub programu, którego uczestnikiem jest kandydat.

2. Szczegółowe terminy rekrutacji określa załącznik nr 2 do niniejszej uchwały.

3. W uzasadnionych przypadkach Rektor może przedłużyć terminy rekrutacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2.

 

§ 6. Limity przyjęć

1. Z zastrzeżeniem § 18 ust. 2, kandydaci są przyjmowani w ramach limitów przyjęć, określonych w załączniku nr 3 do niniejszej uchwały.

2. Na wniosek kierownika złożony w trakcie rekrutacji po upływie terminu składania dokumentów przez kandydatów, o którym mowa w załączniku numer 2 do niniejszej uchwały, Rektor może:

1) zwiększyć limit przyjęć;

2) zmniejszyć limit przyjęć, w przypadku gdy:

a) liczba zarejestrowanych kandydatów w danej dyscyplinie jest mniejsza od określonego limitu przyjęć,

b) liczba kandydatów, którzy uzyskali minimalną liczbę punktów wymaganą do przyjęcia kandydata w ramach określonego limitu przyjęć, jest mniejsza od tego limitu.

 

§ 7. Dokumenty wymagane w rekrutacji

1. Z zastrzeżeniem § 18 ust. 2, w terminie określonym w załączniku nr 2 do niniejszej uchwały kandydat jest zobowiązany do:

1) przedstawienia do wglądu w jednostce administracyjnej szkoły doktorskiej dokumentów wymaganych w rekrutacji, określonych w załączniku nr 4 do niniejszej uchwały, pkt 1;

2) złożenia w jednostce administracyjnej szkoły doktorskiej dokumentów wymaganych w rekrutacji, określonych w załączniku nr 4 do niniejszej uchwały, pkt 2.

2. Jeżeli w terminie, o którym mowa w ust. 1, kandydat nie złoży dokumentów określonych w ust. 1, komisja wzywa kandydata do złożenia brakujących dokumentów w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że niezłożenie dokumentów spowoduje pozostawienie podania kandydata o przyjęcie do szkoły doktorskiej bez rozpoznania. W przypadku niezłożenia przez kandydata brakujących dokumentów w wyznaczonym terminie, komisja w sposób wskazany w § 12 ust. 1 zawiadamia kandydata o pozostawieniu podania bez rozpoznania.

3. Z zastrzeżeniem pkt 3 załącznika nr 4 do niniejszej uchwały, kandydat składa oryginały dokumentów albo ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez: uczelnię, której kandydat jest absolwentem, notariusza lub członka komisji rekrutacyjnej.

4. Wzory dokumentów wymaganych w rekrutacji są udostępnione na stronie internetowej Uniwersytetu przeznaczonej dla kandydatów do szkół doktorskich.

 

§ 8. Opłata rekrutacyjna

1. Za przeprowadzenie rekrutacji Uniwersytet pobiera opłatę rekrutacyjną, zwaną dalej „opłatą”.

2. Wysokość opłaty określa Rektor w drodze zarządzenia.

3. Kandydat, który uczestniczy w więcej niż jednym postępowaniu rekrutacyjnym do szkoły doktorskiej, wnosi opłatę za przeprowadzenie każdego z tych postępowań.

4. Kandydat wnosi opłatę:

1) na indywidualny numer rachunku bankowego wygenerowany w systemie IRK;

2) nie później niż w ostatnim dniu rejestracji, określonym w załączniku nr 2 do niniejszej uchwały.

5. Kandydat, który nie wniesie opłaty na zasadach określonych w § 8, nie może wziąć udziału w rekrutacji.

 

§ 9. Komisja rekrutacyjna

1. Postępowanie w sprawie przyjęcia do szkoły doktorskiej prowadzi komisja powoływana przez Rektora odrębnie dla każdej szkoły doktorskiej.

2. Z uwzględnieniem ust. 2a, w skład komisji wchodzą:

1) przewodniczący komisji oraz co najmniej jeden członek komisji, będący nauczycielami akademickimi zatrudnionymi w Uniwersytecie, z tym że przewodniczący komisji musi posiadać co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego;

2) sekretarz komisji, nieuczestniczący w ocenie kandydatów, będący nauczycielem  akademickim lub pracownikiem administracyjnym zatrudnionym w Uniwersytecie.

2a. W przypadku rekrutacji do szkoły doktorskiej, o której mowa w § 1 pkt 1, przewodniczący komisji oraz członek komisji może być nauczycielem akademickim zatrudnionym w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym.

3. Na wniosek Rady Doktorantów Uniwersytetu Gdańskiego w skład komisji Rektor może powołać przedstawiciela samorządu doktorantów jako obserwatora, który nie uczestniczy w ocenie kandydatów.

 

§ 9a. Wyłączenie od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym

1. Na wniosek kandydata albo członka komisji albo z własnej inicjatywy, w przypadku uprawdopodobnienia braku bezstronności członka komisji, przewodniczący komisji wyłącza członka komisji od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata.

2. Czynność wyłączenia, o której mowa w ust. 1, dokumentuje się w protokole postępowania rekrutacyjnego w sprawie danego kandydata.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do wyłączenia przewodniczącego komisji od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata.
W przypadku wyłączenia przewodniczącego komisji Rektor wyznacza spośród członków komisji osobę wykonującą zadania przewodniczącego komisji w tym postępowaniu.

 

§ 10. Zadania komisji

1. Komisja w szczególności:

1) przyjmuje dokumenty składane przez kandydatów oraz zapewnia bieżącą obsługę rekrutacji;

2) ocenia spełnienie przez kandydata kryteriów rekrutacyjnych, o których mowa w Szczegółowych zasadach;

3) doręcza kandydatowi decyzję o nieprzyjęciu do szkoły doktorskiej oraz – w przypadku cudzoziemca – również decyzję o przyjęciu do szkoły doktorskiej.

2. Zadania komisji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3, są wykonywane przez sekretarza komisji. W szczególności sekretarz komisji potwierdza zgodność danych zawartych przez kandydata w podaniu o przyjęcie do szkoły doktorskiej z danymi zawartymi w dokumencie potwierdzającym tożsamość kandydata.

3. Przewodniczący komisji jest zobowiązany do stosowania przepisów określających zasady rekrutacji w sposób uwzględniający szczególne potrzeby kandydatów będących osobami niepełnosprawnymi.

 

§ 11. Ekspert komisji

1. Kierownik wyznacza co najmniej jednego eksperta komisji odrębnie dla każdej dyscypliny naukowej, w której prowadzi się rekrutację.

2. Eksperta komisji wyznacza się spośród nauczycieli akademickich zatrudnionych w Uniwersytecie, posiadających co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego i reprezentujących dyscyplinę naukową, w której prowadzi się rekrutację. W przypadku rekrutacji do szkoły doktorskiej, o której mowa w § 1 pkt 1, ekspert komisji może być wyznaczony również spośród nauczycieli akademickich zatrudnionych w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym.

3. Ekspert komisji uczestniczy w rozmowie kwalifikacyjnej, o której mowa w Szczegółowych zasadach.

 

§ 12. Wyniki rekrutacji

1. Wyniki rekrutacji do szkoły doktorskiej oblicza się w skali punktowej i ogłasza się za pośrednictwem systemu IRK.

2. Wyniki rekrutacji do szkoły doktorskiej są jawne.

 

§ 13. Przyjęcie do szkoły doktorskiej

1. Przyjęcie do szkoły doktorskiej następuje w drodze wpisu na listę doktorantów, na podstawie wyników rekrutacji i z uwzględnieniem limitu przyjęć, określonego w załączniku nr 3 do niniejszej uchwały lub ustalonego na podstawie § 6 ust. 2.

2. Wpisu, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik.

3. Przyjęcie cudzoziemca do szkoły doktorskiej następuje w drodze decyzji administracyjnej wydawanej, z upoważnienia Rektora, przez kierownika, chyba że przyjęcie cudzoziemca następuje na innej szczególnej podstawie wskazanej w obowiązujących przepisach.

 

§ 14. Nieprzyjęcie do szkoły doktorskiej

1. Kandydat, który w rekrutacji uzyskał wynik poniżej 50 punktów, nie może zostać przyjęty do szkoły doktorskiej.

2. Odmowa przyjęcia do szkoły doktorskiej następuje w drodze decyzji administracyjnej wydawanej, z upoważnienia Rektora, przez kierownika. Decyzję doręcza się kandydatowi:

1) w jednostce administracyjnej szkoły doktorskiej, za pokwitowaniem – w terminie pięciu dni od dnia wydania decyzji;

2) po upływie terminu, o którym mowa w pkt 1 – na zasadach, o których mowa w rozdziale 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (ze zm.).

3. Szczegółowy termin doręczenia decyzji w trybie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, oznaczony w dniach i godzinach, określa komisja i podaje do wiadomości kandydata w sposób wskazany w § 12 ust. 1 niezwłocznie po ogłoszeniu wyników rekrutacji.

 

§ 14a. Wydanie decyzji w przypadku wyłączenia przewodniczącego komisji

W przypadku gdy przewodniczący komisji, będący jednocześnie kierownikiem, zostanie wyłączony od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata, decyzję, o której mowa w § 13 ust. 3 i § 14 ust. 2, wydaje Rektor.

 

§ 15. Dokumentowanie przebiegu rekrutacji

1. Komisja dokumentuje przebieg rekrutacji, sporządzając:

1) protokół z przebiegu postępowania rekrutacyjnego w sprawie każdego kandydata, zawierający co najmniej wynik uzyskany przez tego kandydata, w tym szczegółowy wykaz uzyskanych punktów;

2) protokół z obrad komisji;

3) listę alfabetyczną i rankingową wszystkich kandydatów uczestniczących w rekrutacji wraz z wynikami rekrutacji uzyskanymi przez tych kandydatów.

2. Z zastrzeżeniem ust. 3, dokumenty, o których mowa w ust. 1:

1) podpisuje przewodniczący komisji;

2) sekretarz komisji składa w Biurze Rekrutacji, w terminie siedmiu dni od daty ogłoszenia wyników rekrutacji.

3. W przypadku gdy przewodniczący komisji, będący jednocześnie kierownikiem, zostanie wyłączony od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata, protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, podpisuje członek komisji wyznaczony przez Rektora zgodnie z § 9a ust. 3.

 

§ 16. Prawo kandydata do wglądu w akta postępowania rekrutacyjnego

Kandydat ma prawo wglądu w akta postępowania rekrutacyjnego w swojej sprawie, w obecności osoby wchodzącej w skład komisji, o której mowa w § 9 ust. 2 pkt 1 i 2. Szczegółowe terminy oznaczone w dniach i godzinach, w których kandydat może uzyskać wgląd w akta postępowania rekrutacyjnego w swojej sprawie oraz miejsce uzyskania wglądu w akta określa przewodniczący komisji i podaje do wiadomości w sposób wskazany w § 12 ust. 1 niezwłocznie po ogłoszeniu wyników rekrutacji.

 

§ 17. Ponowne rozpatrzenie sprawy przyjęcia do szkoły doktorskiej

1. Od decyzji o odmowie przyjęcia do szkoły doktorskiej oraz ‒ w przypadku cudzoziemca ‒ również od decyzji o przyjęciu do szkoły doktorskiej przysługuje kandydatowi wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy składany do Rektora, za pośrednictwem komisji w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji.

2. Decyzję Rektora, wydaną w wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy przyjęcia do szkoły doktorskiej, doręcza się kandydatowi na zasadach, o których mowa w rozdziale 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (ze zm.).

 

 

Rozdział 3. Rekrutacja uzupełniająca, rekrutacja dodatkowa i rekrutacja w ramach projektu

 

§ 18. Zasady przeprowadzania rekrutacji innej niż podstawowa

1. Po zakończeniu rekrutacji podstawowej i na wniosek kierownika Rektor może wyrazić zgodę na przeprowadzenie rekrutacji dodatkowej, rekrutacji uzupełniającej lub rekrutacji w ramach projektu.

2. Rekrutacja dodatkowa, rekrutacja uzupełniająca i rekrutacja w ramach projektu jest przeprowadzana na zasadach obowiązujących w rekrutacji podstawowej, chyba że – odpowiednio – § 19 lub § 20 lub § 20a i § 5 ust. 1a stanowi inaczej.

 

§ 19. Rekrutacja uzupełniająca

1. Rekrutacja uzupełniająca może być przeprowadzona gdy osoba przyjęta do szkoły doktorskiej w rekrutacji podstawowej w ramach limitu przyjęć w określonej dyscyplinie naukowej zrezygnuje z kształcenia.

2. W rekrutacji uzupełniającej mogą wziąć udział wyłącznie kandydaci, którzy w rekrutacji podstawowej w określonej dyscyplinie naukowej:

1) uzyskali minimalną liczbę punktów wymaganą do przyjęcia kandydata do szkoły doktorskiej w określonej dyscyplinie naukowej;

2) nie zostali przyjęci do szkoły doktorskiej ze względu na wypełnienie limitu przyjęć, określonego w załączniku numer 3 do niniejszej uchwały.

3. Informację o rekrutacji uzupełniającej, w tym o szczegółowych terminach oraz limicie przyjęć obowiązujących w tej rekrutacji, komisja przekazuje kandydatom w sposób wskazany w § 12 ust. 1.

 

§ 20. Rekrutacja dodatkowa

1. W rekrutacji dodatkowej mogą wziąć udział osoby, które uczestniczyły w rekrutacji podstawowej w określonej dyscyplinie naukowej i nie zostały przyjęte do szkoły doktorskiej oraz osoby, które nie uczestniczyły w tej rekrutacji.

2. W przypadku gdy limit przyjęć w rekrutacji podstawowej został wypełniony, Rektor na wniosek kierownika może zwiększyć limit przyjęć dla celów rekrutacji dodatkowej.

3. Informację o rekrutacji dodatkowej, w tym o szczegółowych terminach oraz limicie przyjęć obowiązujących w tej rekrutacji, ogłasza się na stronie internetowej Uniwersytetu przeznaczonej dla kandydatów do szkół doktorskich.

 

§ 20a. Rekrutacja w ramach projektu

1.W rekrutacji w ramach projektu może wziąć udział osoba, której w ramach zewnętrznego projektu lub programu przyznano stypendium:
1) w wysokości co najmniej równej stypendium doktoranckiemu, o którym mowa w art. 209 Ustawy, oraz
2) na okres nie krótszy niż 3 lata od dnia rozpoczęcia kształcenia w szkole doktorskiej – w przypadku przyjęcia tej osoby do danej szkoły doktorskiej.
2. Do rekrutacji w ramach projektu nie stosuje się przepisów niniejszej uchwały o limitach przyjęć.

 

Rozdział 4. Przepis o wejściu w życie

 

§ 21.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

 

Przewodniczący Senatu

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego

prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN

---

Resolution no. 6/25 of the Senate of the University of Gdańsk of 23 January 2025 on the rules for admission into University of Gdańsk doctoral schools in the academic year 2025/2026

 

 

On the basis of Article 200 section 2 of the Act of 20 July 2018 – Law on Higher Education and Science (Journal of Laws 2024, item 1571), it is hereby resolved:

 

 

Chapter 1. General provisions

 

§ 1. Subject of the resolution

The resolution shall determine the rules for admission in the academic year 2025/2026 to:

1. Intercollegiate Biotechnology Doctoral School of the University of Gdańsk and the Medical University of Gdańsk;
2. Doctoral School at the Faculty of Biology;
3. Doctoral School at the Faculty of Chemistry;
4. Doctoral School at the Faculty of Economics;
5. Doctoral School at the Faculty of Languages;
6. Doctoral School at the Faculty of History;
7. Doctoral School at the Faculty of Mathematics, Physics and Informatics;
8. Doctoral School at the Faculty of Social Sciences;
9. Doctoral School at the Faculty of Oceanography and Geography;
10. Doctoral School at the Faculty of Law and Administration;
11. Doctoral School at the Faculty of Management

– each hereinafter referred to individually as a ‘doctoral school’.

 

§ 2. Terminology

Wherever this resolution refers to:

1. an administrative unit of a doctoral school, it shall be understood as an administrative unit of a given faculty responsible for the management of the doctoral school;
2. a candidate, it shall be understood as a doctoral school candidate;  
3. a head, it shall be understood as a head of a doctoral school;
4. a committee, it shall be understood as an admissions committee;
5. an admission quota, it shall be understood as a limit on the number of persons admitted to a doctoral school in a given scientific discipline; 
6. admissions, it shall be understood as admissions to doctoral schools;
7. additional admissions, it shall be understood as the admissions to doctoral schools referred to in § 20;
8. standard admissions, it shall be understood as admissions to doctoral schools conducted within the deadlines specified in Annex no.2 to this resolution; 
9. supplementary admissions, it shall be understood as the admissions to doctoral schools referred to in § 19;
10. the Rector, it shall be understood as the Rector of the University of Gdańsk;  
11. the IRK system, it shall be understood as the Internet Admission of Candidates to doctoral schools;
12. the University, it shall be understood as the University of Gdańsk; 
13. the Act, it shall be understood as the Act of 20 July 2018 – Law on Higher Education and Science (with amendments).  

 

§ 3. Doctoral school entry requirements

1. The following persons may be admitted to a doctoral school:

           1. a person holding a master’s degree, a master’s degree in engineering or equivalent; 

           2. a person referred to in Article 186 section 2 of the Act.

2. A person may be a doctoral student at only one doctoral school at a time.
3. A person admitted to a doctoral school shall commence their education and attain doctoral student rights upon taking the oath.
4. Foreign nationals may undertake education in a doctoral school under the terms specified in Article 323 of the Act.

 

 

Chapter 2. Standard admissions

 

§ 4. Detailed rules for admissions

1. Admissions shall be conducted by way of a competition via the IRK system.
2. Detailed rules for admissions, hereinafter referred to as the “Detailed rules”, are specified in Annex no. 1 to this resolution.

 

§ 5. Detailed deadlines for admissions

1. Admissions, including supplementary and additional admissions, may be conducted by:

           1.15 October 2025 ‒ for the winter semester;

           2. 28 February 2026 ‒ for the summer semester.

2. Detailed deadlines for admissions are specified in Annex no. 2 to this resolution.
3. In justified circumstances, the Rector may extend the deadlines for admissions referred to in section 1 points 1 and 2.

 

§ 6. Admission quotas

1. Candidates shall be admitted within the admission quotas specified in Annex no. 3 to this resolution.
2. Following a request submitted by the head during the admissions procedure, after the deadline for candidates submitting documents, as referred to in Annex no. 2 to this resolution, has expired, the Rector may:

           1. increase the admission quotas;

           2. reduce the admission quotas when:

                      1. the number of candidates registered in a given discipline is lower than the defined admission quota,

                      2. the number of candidates who have obtained the minimum number of points required for admission within the defined admission quota is lower than the quota.

 

§ 7. Documents required for admission

1. Within the deadline specified in Annex no. 2 to this resolution, the candidate shall be required to:

           1. present the documents  reguired for admission for review at the administrative unit of the doctoral school, as specified in Annex no. 4 to this resoluton, point 1;

           2. submit the documents required for admission at the administrative unit of the doctoral school, as specified in Annex no. 4 to this resolution, point 2.

2. Should the candidate fail to submit the documents specified in section 1 within the deadline referred to in section 1, the committee shall request that they submit the missing documents within a specified deadline, no shorter than seven days, informing the candidate that failure to submit the documents will result in the application for admission to the doctoral school being left unconsidered. Should the candidate fail to submit the missing documents within the specified deadline, the committee shall inform the candidate, in the manner defined in § 12 section 1, that the application has been left unconsidered.
3. Subject to point 3 of Annex no. 4 to this resolution, the candidate shall submit original documents or their copies, certified as true copies by: the university from which the candidate graduated, a notary or a member of the admissions committee.  
4. Models of the documents required for admission are available on the University website for doctoral school candidates. 

 

§ 8. Admission fee

1. The University shall charge an admission fee, hereinafter referred to as the “fee”, for conducting the admissions procedure.
2. The amount of the fee shall be determined by the Rector by means of a decree.
3. The candidate participating in more than one doctoral school admissions procedure shall pay the fee for each procedure.
4. The candidate shall pay the fee:
5. to the individual bank account number generated in the IRK system;
6. no later than on the last day of registration, as specified in Annex no. 2 to this resolution.
7. The candidate who fails to pay the fee under the terms specified in § 8 may not participate in the admission process.

 

§ 9. Admissions committee

1. The procedure of admission to a doctoral school shall be conducted by a committee appointed by the Rector separately for each doctoral school.
2. The committee shall comprise:

           1. the committee’s chair and one member of the committee, both academic teachers employed at the University, with the committee’s chair holding at least the academic degree of doctor with habilitation;

           2. the committee’s secretary who shall not participate in the assessment of candidates and who is an academic teacher or an administrative employee employed at the University.

3. Should the chair or a committee member be excluded from participation in the admissions procedure regarding a given candidate, the Rector shall, at the request of the head, immediately appoint another person who meets the requirements referred to in section 2 point 1.
4. Following a request from the University of Gdańsk Doctoral Council, the Rector may appoint a representative of the doctoral student council to participate in the work of the committee as an observer who shall not take part in the assessment of candidates.

 

§ 10. Responsibilities of the committee

1. The committee shall be responsible for, in particular:

           1. accepting the documents submitted by candidates and managing the admissions procedure on an ongoing basis;

           2. assessing whether the candidate has met the admission criteria specified in the Detailed rules, while taking into account the opinion of the committee expert referred to in § 11 section 3;

           3. communicating the decision of non-acceptance to the doctoral school to the candidate and, in the case of a foreign national, also communicating the decision of acceptance to the doctoral school.

2. The responsibilities of the committee referred to in section 1 points 1 and 3 shall be carried out by the committee’s secretary. The committee’s secretary shall, in particular, verify that the data provided by the candidate in the application for admission to the doctoral school is consistent with the information in the document confirming the candidate’s identity. 
3. The committee’s chair shall be obliged to apply the admission rules in a manner which takes into account the special needs of candidates with disabilities.

 

§ 11. Committee expert

1. The head shall appoint at least one committee expert separately for each scientific discipline in which admissions are conducted.
2. The committee expert shall be appointed from among the academic teachers employed at the University, holding at least the academic degree of doctor with habilitation and representing the scientific discipline in which admissions are conducted. In the case of admissions to the doctoral school referred to in § 1 point 2, the committee expert may also be appointed from among the academic teachers employed at the Medical University of Gdańsk.
3. The committee expert shall:

           1. participate in the interview referred to in the Detailed rules;

           2. prepare an opinion regarding the assessment of the candidate meeting the admission criteria specified in the Detailed rules.

 

§ 12. Results of admissions

1. The results of the admissions to the doctoral school shall be calculated on a point-based scale and announced through the IRK system.
2. The results of the admissions to the doctoral school shall be public.

 

§ 13. Admission to the doctoral school

1. Admission to the doctoral school shall proceed by way of entry into the register of doctoral students, on the basis of the admission results and taking account of the admission quota specified in Annex no. 3 to this resolution or determined on the basis of § 6 section 2.
2. The entry referred to in section 1 shall be made by the head.
3. Admission of a foreign national to the doctoral school shall proceed by way of an administrative decision issued by the head, authorised by the Rector, unless the foreign national is admitted on other specific grounds specified in the current provisions.

 

§ 14. Non-admission to the doctoral school

1. A candidate who has received fewer than 50 points in the admissions procedure shall not be admitted to the doctoral school.
2. Non-admission to the doctoral school shall proceed by way of an administrative decision issued by the head, authorised by the Rector. The decision shall be delivered to the candidate:

           1. at the administrative unit of the doctoral school, with acknowledgement of receipt – within five days from the date on which the decision is issued;

           2. after the time limit referred to in point 1 –in accordance with the rules specified ich Chapet 8 of the Act of 14 June 1960, Code of Administrative Procedure (with Amendments.

3. The detailed timeframe for delivering the decision in accordance with the procedure referred to in section 2 point 1, specified in terms of days and hours, shall be determined by the committee and communicated to the candidate in the manner indicated in § 12 section 1, immediately after the announcement of the admission results.

 

§ 15. Documenting the admissions process

1. The committee shall document the admissions process by drawing up:

           1. a report on the course of the admissions process with regard to each candidate, containing at least the result obtained by the candidate, including a detailed list of the points obtained;

           2. minutes of the committee’s proceedings;

           3. an alphabetical list and a ranking list of all the candidates participating in the admissions process, accompanied by the admission results obtained by these candidates.

2. The documents referred to in section 1 shall be:

           1. signed by the committee’s chair;

           2. submitted by the committee’s secretary to the Admissions Office within seven days from the announcement of the admission results.

 

§ 16. Candidate’s right to access admissions procedure records 

The candidate shall have the right to access their own admissions procedure records in the presence of a member of the committee referred to in § 9 section 2 points 1 and 2. Detailed timeframe within which the candidate may be granted access to their own admissions procedure records, specified in terms of days and hours, as well as the location in which such access may be granted shall be determined by the committee’s chair and communicated in the manner specified in § 12 section 1 immediately after the announcement of the admission results.

 

§ 17. Reconsideration of the admission to the doctoral school

1. The candidate shall have the right to submit an application for the decision regarding non-admission to the doctoral school or, in the case of a foreign national, also the decision regarding admission to the doctoral school, to be reconsidered. The application should be submitted to the Rector via the committee within fourteen days from the date on which the decision is delivered.
2. The decision of the Rector, issued as a result of reconsidering the matter of admission to the doctoral school, shall be delivered to the candidate in accordance with the rules specified in Chapter 8 of the Act of 14 June 1960, Code of Administrative Procedure (with amendments).

 

 

Chapter 3. Supplementary admissions and additional admissions

 

§ 18.

1. Following the completion of the standard admissions process and at the request of the head, the Rector may grant consent for supplementary or additional admissions to be conducted.
2. Supplementary and additional admissions shall be conducted in accordance with the rules applicable to the standard admissions process, unless otherwise specified in § 19 or § 20.

 

§ 19. Supplementary admissions

1. Supplementary admissions may be conducted when a person admitted to the doctoral school in the standard admissions process and within the admission quota for a given scientific discipline, withdraws from the programme.
2. Supplementary admissions may be conducted only for the candidates who, in the standard admissions process for a given scientific discipline:

           1. have obtained the minimum number of points required for admission to the doctoral school in the given scientific discipline;

           2. have not been admitted to the doctoral school due to the admission quota, specified in Annex no. 3 to this resolution, having been met.

3. The information regarding supplementary admissions, including the detailed timeframes and the admission quota applicable to this admissions process, shall be communicated to the candidates by the committee in the manner specified in § 12 section 1.

 

§ 20. Additional admissions

1. Persons who have participated in the standard admissions process for a given scientific discipline and have not been admitted to the doctoral school, as well as persons who have not participated in the admissions process, may take part in the additional admissions process.
2. Should the admission quota in the standard admissions process be met, the Rector, at the request of the head, may increase the admission quota for the purposes of additional admissions.
3. The information regarding additional admissions, including the detailed timeframes and the admission quota applicable to this admissions process, shall be published on the University website for doctoral school candidates. 

 

 

Chapter 4. Entry into force

 

§ 21.

The resolution shall enter into force on the date on which it is adopted.

 

 

 

                                                                                                    Chair of the Senate

                                                                       Rector of the University of Gdańsk

                                                                       Prof. Piotr Stepnowski

                                                                           corresponding member of the Polish Academy of Sciences

                                                                       /-signed with a qualified electronic signature/